7 Erfolgsfaktoren für Konferenzen in der Virtual Reality

Mit der hybriden Konferenz „IMMERSIVE X – Wie Marken zum Erlebnis werden“, die erstmals am 6. November 2020 stattfand, haben wir uns die Virtual Reality als Veranstaltungsort erschlossen: Eigens für das Event haben wir mit der AREA X eine Welt errichtet, in der sich die Center Stage befand, eine große Bühne mit Leinwand auf der mehrere Sessions stattfanden.

Als wir im Januar letzten Jahres begonnen haben, unsere Konferenz zu planen, sind wir zunächst, wie wahrscheinlich viele Event- und Messeausrichter zu dieser Zeit noch von einer Veranstaltung an einem realen Ort ausgegangen. PLOT TWIST: COVID-19. Nach einer Zeit der allgemeinen Ratlosigkeit entschieden wir uns dann jedoch, aus der Not einer Tugend zu machen und verlegten das Event aus der Real World in die Virtual Reality.

Nun, einige Zeit nach der Veranstaltung, wollen wir einen Blick auf den Weg werfen, der hinter uns liegt und im Folgenden die Faktoren aufführen, die uns dazu verholfen haben, eine erfolgreiche Konferenz zu veranstalten, die in Teilen in der VR angesiedelt war.

1. Zeit zum Entdecken nehmen

Niemand landet auf einen neuen Planeten und kennt direkt alle Regeln und Gesetze, die an diesem bislang unbekannten Ort gelten. Man muss sich die neue Umgebung zunächst erschließen, um zu verstehen, welche Möglichkeiten sie bietet. Wir haben uns im April 2020 dazu entschieden, einige Sessions unsere Konferenz in der VR zu veranstalten. Doch zuvor haben wir uns die Zeit genommen und uns viele verschiedene VR-Apps wie AltspaceVR, Rec Room, oder VRChat angesehen, aus unseren Erfahrungen gelernt und immer mehr begriffen, wie die virtuellen Realität funktioniert, insbesondere das Miteinander. Das hat uns geholfen zu erkennen, welche Möglichkeiten wir in dieser fantastischen Welt für unsere Konferenz haben.

2. Involvieren von „Natives“

Es gibt immer Menschen, die mehr Erfahrung auf oder in diesem Fall „in“ einem Gebiet haben als man selbst. Diese frühen Entdecker haben bereits wichtige Erkenntnisse gewonnen, den für einen selbst unbekannten Planeten erkundet und erste Karten erstellt. Sie sind zu Natives geworden und man ist gut beraten, sie um Hilfe zu bitten und von ihnen zu lernen. Sie können einem den Weg zeigen und ihn gemeinsam mit einem gehen. Auch wir haben bei der Planung unserer Konferenz sehr vom Wissen der VR-Natives profitiert und tun es immer noch.

3. Check-up

Sind die Möglichkeiten, welche die VR bereithält bekannt, ist es an der Zeit, sich ein klares Bild davon zu machen, welche Art von Konferenz bzw. Veranstaltung durchgeführt werden soll und welche Rahmenbedingungen das Event hat. Es macht zum Beispiel, genau wie in der realen Welt, einen großen Unterschied, ob die Konferenz für 10 oder 10.000 Personen konzipiert ist. Die Erstellung eines genauen Anforderungsprofils für das Event hilft dabei zu entscheiden, welche VR-Anwendungen sich am besten für die Umsetzung eignen. Für unsere Bedürfnisse war beispielsweise AltspaceVR die richtige Wahl.
Wenn die Entscheidung für ein Set-up gefallen ist, empfiehlt es sich vor dem großen Tag ein ausgiebige Probe einzuplanen, um so gut wie möglich vorbereitet zu sein und zu prüfen, ob das Konzept aufgeht.

4. Transformieren statt Kopieren

Bei der Entwicklung eines VR-Konferenzkonzepts ist auch darauf zu achten, dass eine reale Veranstaltung nicht einfach 1 zu 1 in die virtuelle Realität übertragen werden sollte. Vielmehr sollte das ursprüngliche Konzept sinnvoll transformiert bzw. an die virtuelle Umgebung angepasst werden. In der VR herrschen andere Gesetze, die für eine erfolgreiche und vor allem medienadäquate Konferenz unbedingt berücksichtigt werden sollten. Diese Regeln, die sich von der realen Welt unterscheiden, sind es, die einem Veranstalter die Möglichkeit geben, aus der eigenen Konferenz etwas ganz Besonderes zu machen: Mit allen Teilnehmenden in Sekundenschnelle in eine andere Welt reisen? Unmöglich in der Realität, kein Problem in der VR! Einem Teilnehmer ein Herz-Emoji schicken? Seltsam und unangenehm im echten Leben, aber eine natürliche Art der Kommunikation in der virtuellen Realität.

Hier lohnt es sich, mutig zu sein und die vielfältigen Interaktionsmöglichkeiten, die VR bietet, zu nutzen und so die Teilnehmenden aktiv mit einzubeziehen.

5. Onboarding der Teilnehmenden

Für viele Neuankömmlinge ist die VR noch eine völlig neue Welt und die meisten benötigen bei ihren ersten Schritten ein wenig Unterstützung.
Oft bilden Berührungsängste mit der ungewohnten Technik, die es zum Betreten der Virtual Reality benötigt, eine große Barriere. Diese Angst wollten wir den IMMERSIVE X-Teilnehmenden so weit wie möglich nehmen. Aus diesem Grund haben wir unseren Gästen das VR-Headset schon ein paar Tage vor der eigentlichen Konferenz zugeschickt und sie vor dem eigentlichen Event zu einem kleinen Warm-up in die VR eingeladen. Das gab den Teilnehmenden die Möglichkeit, sich in Ruhe mit der Technologie vertraut zu machen, die Grundlagen zu lernen und Ängste abzubauen. Wir holten sie also in ihrer gewohnten Welt ab und überschritten mit ihnen gemeinsam die Schwelle in die virtuelle Realität.
Neben verschiedenen Video-Tutorials richteten wir auch einen 2D-Helpdesk in Zoom ein und halfen den Teilnehmenden bei ihren Schwierigkeiten.

6. Verschiedene Level-of-Involvement anbieten

VR und insbesondere Social-VR ist auf Interaktion und Partizipation ausgerichtet. Doch wie im echten Leben wird es auch unter den Teilnehmenden einer VR-Konferenz unterschiedliche Persönlichkeitstypen geben. Auch auf der IMMERSIVE X waren einige der Anwesenden sehr extrovertiert, sprachen andere Teilnehmer*innen direkt an und nutzten jedes Angebot zur Interaktion. Andere waren dagegen eher zurückhaltend, und fühlten sich in der Rolle des Beobachtenden sehr wohl. Das Konferenzprogramm sollte also idealerweise jedem Persönlichkeitstyp die Möglichkeit geben, auf seine Art und Weise, Teil der Veranstaltung zu sein, ohne die einen zu überfordern oder die anderen zu langweilen.

7. Vermeiden von „Overload“

Die Teilnahme an einer ganztägigen Konferenz mit zweistündigen Sessions mag für viele Menschen in der realen Welt kein Problem darstellen. In der VR ist die Aufenthaltsdauer jedoch begrenzt. Nach 45 Minuten unter einem klobigen VR-Headset brauchen die Teilnehmenden entweder eine Pause oder den Wechsel in ein anderes Medium. Dieser Umstand sollten bei der Programmgestaltung, die auf Virtual Reality setzt unbedingt berücksichtigt werden. Bei der IMMERSIVE X haben wir uns für ein hybrides Format entschieden. Die Teilnehmenden konnten sich die Inhalte nicht nur in der VR, sondern auch in Livestreams und in Videokonferenzen erschließen. Insgesamt hätte dem Format etwas mehr Luft gut getan. Wir wissen, dass es schwer ist, nicht jede gute Idee umzusetzen. Doch aus dem Feedback der Teilnehmenden unserer Konferenz, um welches wir sie nach der Veranstaltung gebeten haben, geht hervor, dass auch ein etwas weniger umfangreiches Programm durchaus genügt hätte. Und die Teilnehmenden haben keine Ahnung, was wir ursprünglich noch alles geplant hatten. 😉
Aber am Ende geht es darum, das bestmögliche Erlebnis für die zu schaffen und deswegen gilt auch für neue Veranstaltungsformate der alte Leitspruch: Weniger ist mehr! Denn was wir nach der Pandemie nicht brauchen, ist eine Invasion von reizüberfluteten Zombies.

Der komplette X-TALK auf YouTube


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